Учет денежных средств

Как мы поняли, организовать грамотный учет движения денежных средств крайне важно для жизнеспособности бизнеса. С другой стороны, не стоит переусердствовать в организации учета: полученные выгоды должны окупать потраченное на учет время.

Мероприятия по учету и контролю должны экономить или приносить больше денег, чем затраты на их проведение. Ниже приведем несколько простых принципов, которые помогут вам организовать эффективный учет денег (если вы этого еще не сделали).

  1. Не записывайте в учет ничего из того, чего еще не было. Записывайте все то, что уже было. Цифры любят точность и своевременность. Иначе вы гарантированно запутаетесь и будете вынуждены начинать все с начала. При этом, скорее всего, некоторую сумму денег придется «списать» как потерянную.
  2. Под каждую операцию должен быть подтверждающий документ с подписями того, кто деньги отдал и того, кто получил. Если часть денежного оборота проходит без документов, то их необходимо придумать, даже если этого не требует налоговая. Без подобных подтверждающих документов часть денег точно утечет, что называется «мимо кассы».


Рисунок 1. Учет операций.

  1. Вести учет желательно в электронном виде. Можно использовать программу для работы с электронными таблицами (например, MS Excel) или специализированную бухгалтерскую программу для малого бизнеса (например, «1С:Управление небольшой фирмой»). Самое главное – делать это ежедневно, каждый день распечатывать отчет о движении денежных средств, в котором должен расписаться кассир или бухгалтер. К нему необходимо приложить все подтверждающие документы. Такие же правила учета могут действовать и для безналичных операций.


Рисунок 2. Учет денежных средств в специализированной программе

  1. В результате у вас образуется цепочка учета денег. На каждый день мы имеем отчет за день с подписью кассира. К каждому отчету за день есть подтверждающие документы на каждую операцию. Исходящий остаток предыдущего дня является входящим остатком следующего дня. Такая последовательность позволяет отследить все движение денег (как наличных, так и безналичных) по вашему предприятию.


Рисунок 3. Цепочка учета денег

Пример:

Павел никак не мог найти себе работу и решил открыть свое дело. Приближался новый год, и он решил купить елочные игрушки у оптового поставщика и продавать их в розницу.

Начальный капитал Павла составлял 2000 рублей. В понедельник, в первый день торговли, он купил несколько игрушек и продал три четверти того, что купил, за 2250 рублей.

Для понедельника можно составить следующий отчет о движении денежных средств:

Денежные средства, внесенные Павлом

2000 рублей

Денежные средства, поступившие от продажи игрушек

2250 рублей

Денежные средства, потраченные на покупку игрушек

–2000 рублей

Исходящий остаток денежных средств

2250 рублей

Чтобы показать прибыль, полученную в понедельник, можно составить отчет о прибылях и убытках. Прибыль равна разнице между выручкой от продаж и себестоимостью товара

Выручка от продаж

2250 рублей

Себестоимость реализованной продукции

2000 × 0,75 = 1500 рублей

Прибыль

750 рублей

Обратите внимание, что мы вычли из выручки от продаж только себестоимость реализованных игрушек, а не всю стоимость закупленных игрушек.

Также полезно посмотреть на баланс, отражающий ресурсы Павла на конец понедельника.

Денежные средства (исходящий остаток)

2250 рублей

Товарные запасы

2000 × 0,25 = 500 рублей

Итого активы

2750 рублей

Капитал

2750 рублей

Во вторник Павел купил еще игрушек на 1000 рублей и сумел продать их и ранее приобретенные запасы за 2400 рублей. Отчетность для вторника будет следующая:

Отчет о движении денежных средств:

Входящий остаток денежных средств

2250 рублей

Денежные средства, поступившие от продажи игрушек

2400 рублей

Денежные средства, потраченные на покупку игрушек

–1000 рублей

Исходящий остаток денежных средств

3650 рублей

Отчет о прибылях и убытках:

Выручка от продаж

2400 рублей

Себестоимость реализованной продукции

500 +1000 = 1500 рублей

Прибыль

900 рублей

Баланс:

Денежные средства (исходящий остаток)

3650 рублей

Товарные запасы

-

Итого активы

3650 рублей

Капитал

3650 рублей

Задание:

Изучите финансовые отчеты компании Павла по продаже елочных игрушек (см. примеры данного модуля). Представьте, что в среду Павел купил игрушек еще на 2300 рублей, но пошел дождь, и продажи упали. Продав половину своих запасов за 1600 рублей, Павел решил прекратить торговлю до следующего дня. Попытайтесь самостоятельно составить три финансовых отчета для компании Павла.

(Ответы и пояснения смотрите в конце модуля)